Waarom voorraadbeheer op bol.com zo lastig is
Te weinig voorraad en je verliest je Buy Box. Te veel voorraad en je werkkapitaal staat stil. Het klinkt simpel om daar een balans in te vinden, maar in de praktijk valt dat tegen.
De meeste verkopers beginnen op gevoel. Ze bestellen 100 stuks, verkopen er 40 in de eerste maand, en zitten dan met 60 stuks die langzaam opslagkosten opeten. Of ze bestellen voorzichtig 30 stuks, zijn binnen twee weken uitverkocht en kijken drie weken machteloos toe terwijl hun ranking keldert.
In dit artikel laat ik zien hoe je voorraadbeheer op bol.com kunt aanpakken zonder te gokken. Met concrete rekenvoorbeelden en een gratis voorraad calculator die het zware werk voor je doet.
Begin bij je verkoopcijfers, niet bij je onderbuik
De basis van goed voorraadbeheer is weten hoeveel je per dag verkoopt. Niet hoeveel je denkt te gaan verkopen, maar wat de cijfers zeggen.
Verkoop je een product gemiddeld 3 keer per dag? Dan heb je voor 30 dagen voorraad 90 stuks nodig. Klinkt logisch, maar hier gaat het al mis bij veel verkopers. Ze kijken naar hun beste week en rekenen daar mee, of ze vergeten dat december en januari totaal verschillende maanden zijn.
Pak je gemiddelde verkopen over de laatste 30 dagen. Niet de laatste 7 (te veel ruis) en niet de laatste 90 (te veel seizoensinvloed). Dat getal is je startpunt.
De levertijd van je leverancier bepaalt alles
Stel je verkoopt 3 stuks per dag en je leverancier levert binnen 10 werkdagen. Dan moet je op z’n minst 30 stuks op voorraad hebben op het moment dat je een nieuwe bestelling plaatst. Anders loop je leeg voordat de nieuwe lading arriveert.
Maar levertijden zijn zelden exact. Een leverancier die “10 dagen” belooft, levert soms in 7 en soms in 14. Bestel je vanuit China, dan praat je over 4 tot 8 weken doorlooptijd. Eén vertraging bij de douane en je zit weken zonder voorraad.
Reken daarom altijd met de langste realistische levertijd, niet de snelste. Liever een week extra voorraad dan een week zonder verkopen.
Veiligheidsvoorraad: hoeveel buffer heb je nodig?
Bovenop je reguliere voorraad wil je een buffer. Die vangt twee dingen op: onverwachte pieken in de vraag en vertragingen bij je leverancier.
Voor producten met een stabiel verkooppatroon is 7 dagen extra voorraad voldoende. Verkoop je seizoensproducten of zit je in een categorie met veel schommelingen? Reken dan op 14 dagen buffer. Bij leveranciers buiten Europa kun je beter nog ruimer rekenen.
Die buffer kost je werkkapitaal, dat klopt. Maar het alternatief is duurder. Een out-of-stock situatie op bol.com betekent dat je je Buy Box positie kwijtraakt, je organische ranking zakt en concurrenten je plek innemen. Dat herstel je niet in een dag. Soms duurt het weken voordat je terug bent op je oude niveau.
De verborgen kosten van te veel voorraad
Aan de andere kant: blind veel inkopen is ook geen oplossing. Voorraad is vastgelegd geld. Elke euro die in je magazijn staat, kun je niet investeren in nieuwe producten of advertenties.
Gebruik je Logistiek via bol.com (LvB)? Dan betaal je opslagkosten per kubieke meter per dag. Bij langdurige opslag (meer dan 180 dagen) stijgen die kosten flink. Een pallet met producten die matig verkopen kan je zo honderden euro’s per maand kosten, terwijl de winstmarge op die producten allang is verdampt.
Verstuur je zelf? Dan heb je misschien geen directe opslagkosten van bol.com, maar je betaalt wel huur voor opslagruimte. En je loopt het risico op incourant worden van je voorraad.
Je optimale bestelhoeveelheid berekenen
De formule is simpeler dan je denkt:
Bestelhoeveelheid = (gemiddelde dagverkoop x levertijd in dagen) + veiligheidsvoorraad
Een voorbeeld. Je verkoopt gemiddeld 5 stuks per dag. Je leverancier levert in 14 dagen. Je wilt 10 dagen buffer aanhouden.
Bestelhoeveelheid = (5 x 14) + (5 x 10) = 70 + 50 = 120 stuks.
Op het moment dat je voorraad daalt tot 120 stuks, plaats je een nieuwe bestelling. Zo heb je altijd genoeg om de levertijd te overbruggen, plus een buffer voor als het tegenzit.
Wil je dit niet handmatig uitrekenen? Onze gratis voorraad calculator doet het in een paar seconden. Vul je cijfers in en je weet precies wanneer en hoeveel je moet bestellen.
Werkkapitaal: het getal dat niemand wil horen
Wat veel startende verkopers onderschatten is hoeveel geld er tegelijk vastzit in hun voorraadketen. Je hebt namelijk meerdere geldstromen die overlappen: de voorraad in je magazijn of bij LvB, de bestelling die onderweg is van je leverancier, en producten die al verkocht zijn maar waarvan bol.com het geld nog niet heeft uitbetaald. Die uitbetaling duurt 1 tot 2 weken.
Bij het voorbeeld hierboven (5 verkopen per dag, inkoopprijs €8 per stuk) ziet dat er zo uit: 120 stuks op voorraad is €960. Daar komt 120 stuks onderweg bij, nog eens €960. Plus zo’n 50 stuks aan uitbetaling die je tegoed hebt, ongeveer €400 aan inkoopwaarde. Bij elkaar bijna €2.300 aan werkkapitaal voor één product.
Verkoop je tien producten? Dan praat je al snel over €20.000+ dat permanent vastzit. Dat is geen probleem als je het van tevoren weet, maar een onaangename verrassing als je er halverwege achter komt.
Wanneer herbestellen: signalen om op te letten
Het klassieke herbestelmoment is wanneer je voorraad onder je veiligheidsdrempel zakt. Maar er zijn meer signalen waar je op kunt letten.
Stijgt je verkooptempo? Dan moet je je berekening aanpassen voordat je leegloopt. Dalen je verkopen? Dan kun je je volgende bestelling kleiner maken om niet met overtollige voorraad te zitten.
Seizoenseffecten spelen ook mee. Veel categorieën op bol.com hebben een piek rond Sinterklaas en kerst. Als je daar niet op tijd extra voorraad voor inkoopt, ruim voor oktober, mis je de boot. Andersom: vlak na de feestdagen keldert de vraag en wil je niet met een volle opslag zitten.
Met het ProductTickler Dashboard kun je verkooptrends per product volgen. Je ziet wanneer een product in populariteit stijgt of daalt, zodat je je inkoop daarop kunt aanpassen. Combineer dat met de bol.com zoektrends om seizoenspieken vroegtijdig te herkennen.
De verpakkingsvalkuil
Eén ding dat direct invloed heeft op je voorraadbeheer en dat verkopers vaak over het hoofd zien: de fysieke afmetingen van je product. Bij LvB betaal je niet alleen op basis van gewicht, maar ook op volumegewicht. Een licht maar groot product kan daardoor veel duurder uitpakken dan verwacht.
Dit is relevant voor je voorraadbeheer omdat grotere producten meer opslagruimte innemen en hogere fulfillment-kosten hebben. Soms is het slimmer om kleinere hoeveelheden aan te houden van grote producten en vaker bij te bestellen, zelfs als dat iets meer per bestelling kost bij je leverancier.
Voorraad en productonderzoek gaan hand in hand
Goed voorraadbeheer begint eigenlijk al bij je productkeuze. Een product met fantastische marges maar een levertijd van 8 weken uit China vraagt veel meer werkkapitaal dan een product dat je binnen 3 dagen kunt nabestellen bij een Nederlandse groothandel.
Daarom kijken slimme verkopers niet alleen naar de winstmarge, maar ook naar de totale cashflow-cyclus. Een product met 25% marge en 3 dagen levertijd kan lucratiever zijn dan een product met 40% marge en 6 weken levertijd, simpelweg omdat je je werkkapitaal veel sneller kunt laten rollen.
Op zoek naar producten met weinig concurrentie en gezonde marges? Bekijk dan eens het concept van grey spots. Dat zijn niches op bol.com waar wel vraag is maar weinig aanbod. Handig als je geen zin hebt in een prijzenoorlog.
Kort en goed
Voorraadbeheer op bol.com komt neer op drie vragen: hoeveel verkoop ik per dag, hoe lang duurt het voordat nieuwe voorraad er is, en hoeveel buffer wil ik aanhouden? Niet ingewikkeld, maar wel iets dat je regelmatig moet bijstellen als je verkoopcijfers veranderen.
Gebruik onze gratis tools om de rekenkant te automatiseren. En wil je je hele assortiment in één keer doorlichten op marges, concurrentie en verkooptrends? Probeer het ProductTickler Dashboard 5 dagen gratis.
Meer lezen over:
