Voorraad synchroniseren op bol.com: overselling voorkomen

Je hebt vanmorgen drie orders binnen op bol.com. Twee daarvan kun je niet leveren, want datzelfde product staat ook in je eigen webshop en is daar gisteravond uitverkocht. Bol wist dat niet, dus verkocht het gewoon door. Nu moet je annuleren, de klant krijgt een teleurstellende mail en je verkoopscore krijgt een tik die je een tijd lang meesleept.

Dit is overselling, en het overkomt bijna elke verkoper die op meer dan één plek verkoopt. De oorzaak is zelden luiheid. De oorzaak is dat je voorraadcijfer op bol niet meebeweegt met wat er echt in je magazijn ligt. In dit artikel loop je door hoe je die twee weer op elkaar afstemt, wanneer handmatig bijwerken nog volstaat en op welk punt voorraad software zichzelf terugverdient.

Wat overselling je echt kost op bol.com

Een enkele annulering voelt als een klein ongemak. Voor bol is het een signaal. Annuleringen door voorraadtekort tellen mee in je verkoopprestaties, en die score bepaalt mede of jouw aanbod het koopblok wint. Zak je daar te vaak doorheen, dan verdwijnt je product naar de tweede plek onder een concurrent en droogt je omzet op precies het moment dat er vraag is.

Er zit ook een indirecte kant aan. Producten met een zwakke verkoopscore krijgen minder ruimte in de zoekresultaten. Je voorraad op orde houden is daarom meer dan een logistieke klus. Het raakt direct aan je vindbaarheid op bol.com. Eén slordige week kan weken aan opgebouwde positie kosten.

Waarom je voorraad op bol.com uit de pas loopt

Zolang bol je enige verkoopkanaal is en je alles zelf verstuurt, blijft het overzichtelijk. Elk verkocht stuk gaat er automatisch af, en het cijfer klopt. Het loopt mis zodra er een tweede stroom bij komt.

Verkoop je ook via je eigen webshop, via Amazon of in een fysieke winkel, dan trekken meerdere kassa’s uit dezelfde stapel. Bol weet niets van die andere verkopen, tenzij je het vertelt. Daar komt vertraging bij: als je je voorraad één keer per dag met de hand bijwerkt, kan er in de tussentijd van alles gebeuren. Denk aan retouren die weer op voorraad komen, of een leverancier die later levert dan beloofd. Elk zo’n moment is een kans om het cijfer te laten afwijken.

Handmatig bijwerken, en waar het misgaat

Voor een kleine catalogus met rustig ordervolume is met de hand bijwerken prima te doen. Je logt in op je verkoopaccount, past de aantallen aan en klaar. Veel startende verkopers hebben nooit iets anders nodig, en dat is geen schande.

De grens komt in zicht op het moment dat je het overzicht niet meer in je hoofd hebt. Stel dat je vijftig actieve producten hebt en op drie kanalen verkoopt. Dan zijn er honderdvijftig cijfers die elk moment kunnen verschuiven, en je werkt ze een keer per dag bij. In dat gat ontstaat overselling. Merk je dat je steeds vaker moet corrigeren of dat je uit voorzichtigheid een buffer aanhoudt die eigenlijk verkoopbare voorraad is, dan is dat het signaal dat handmatig niet meer past.

Voorraad synchroniseren met een koppeling of software

Synchroniseren betekent dat één centrale voorraad automatisch naar al je kanalen wordt doorgezet. Verkoop je een stuk op je webshop, dan gaat het aantal op bol binnen enkele seconden mee omlaag. Verkoop je op bol, dan zakt het overal. Je onderhoudt nog maar één cijfer in plaats van een cijfer per kanaal.

Technisch loopt dat via de verkoop-API van bol.com. Voorraadsoftware, een channel manager of je eigen kassasysteem praat met die API en houdt de aantallen gelijk. Wat het kiezen soms lastig maakt: sommige pakketten doen alleen voorraad, andere trekken ook je orders en verzendlabels erbij. Voor de vraag of je overselling stopt, is alleen de voorraadkant nodig. De rest is comfort dat je later kunt toevoegen.

Let bij de keuze op de snelheid waarmee een pakket bijwerkt en op hoe het omgaat met retouren. Een koppeling die maar één keer per uur synchroniseert, laat nog steeds een gat open bij snel lopende producten.

LvB en eigen verzending: twee soorten voorraad

Zodra je Logistiek via bol.com gebruikt, heb je in de praktijk twee voorraden. Wat in het magazijn van bol ligt voor je LvB-orders, en wat je zelf op de plank hebt voor de producten die je in eigen beheer verstuurt. Die twee tellen apart.

Bol houdt je LvB-voorraad zelf bij en trekt er verkochte stuks vanaf. Je eigen voorraad moet jij bijhouden. Verkoop je hetzelfde product zowel via LvB als via eigen verzending, dan wordt synchronisatie belangrijker, want je wilt niet dat je eigen kanaal doorverkoopt terwijl de LvB-voorraad de klap al heeft opgevangen. Wie met LvB start, doet er goed aan eerst dit onderscheid scherp te hebben voordat er software bij komt.

Wanneer je je voorraad moet aanpassen

Synchronisatie houdt je cijfer accuraat, maar het vertelt je niet wanneer je moet bijbestellen. Dat is een andere vraag, en een belangrijke. Zet je een product te vroeg op nul, dan mis je verkopen. Wacht je te lang, dan sta je zonder voorraad terwijl de vraag er is.

De timing hangt af van je verkoopsnelheid en de levertijd van je leverancier. Hoe je die twee tegen elkaar afzet, staat uitgewerkt in ons stuk over voorraadbeheer op bol.com. Wil je snel een gevoel krijgen voor je optimale bestelmoment, dan rekent de bol voorraad calculator het voor je door. Historische verkoopdata helpt daarbij: met 365 dagen aan cijfers zie je of een dip toeval is of het begin van een dalende trend.

Heb je echt voorraad software nodig?

Niet iedereen heeft het nodig, en dat eerlijk onder ogen zien scheelt je een maandelijkse kostenpost. Kijk naar drie dingen. Op hoeveel kanalen verkoop je hetzelfde product, hoeveel orders komen er per dag binnen, en hoeveel verschillende artikelen heb je in de lucht. Verkoop je alleen op bol met een handvat aan producten, dan houd je het met de hand prima bij en is een buffer je goedkoopste verzekering.

Verkoop je op meerdere kanalen, draai je tientallen orders per dag of groeit je catalogus voorbij het punt dat je alles nog overziet, dan verdient een koppeling zich terug in de annuleringen die je ermee voorkomt. Reken het nuchter door. Wat kost de software per maand, en wat kost één verloren koopblok in gemiste omzet. Vaak valt die vergelijking snel de goede kant op. Twijfel je nog over welke tools passen bij jouw manier van werken, dan geeft ons overzicht van gratis bol tools een startpunt.

Voorraad, verkoopscore en marge hangen samen

Overselling is de zichtbare pijn, maar de stille kant is minstens zo duur. Voorraad die je uit angst voor tekort te hoog aanhoudt, is geld dat op de plank ligt in plaats van in je bedrijf werkt. Dode voorraad drukt je rendement, ook al zie je het niet terug in een annulering.

Stel dat je van een product tien stuks te veel inkoopt om zeker geen nee te hoeven verkopen, en die blijven een halfjaar staan. Dat kapitaal had in die tijd twee of drie keer kunnen rouleren in producten die wel doorlopen. Accurate voorraad laat je de buffer krap houden zonder in de gevarenzone te komen, en dat werkt direct door in je winstmarge op bol.com. Synchronisatie werkt zo twee kanten op. Het stopt overselling, en het geeft je de ruimte om scherper in te kopen.

Kort samengevat

Zolang je op één kanaal verkoopt, houd je je voorraad met de hand prima kloppend. Komt er een tweede kanaal bij of loopt je ordervolume op, dan is synchroniseren via een koppeling de manier om overselling te stoppen voordat het je koopblok en je score raakt. Behandel je LvB-voorraad en je eigen voorraad als twee aparte stapels, en gebruik je verkoopdata om te bepalen wanneer je bijbestelt in plaats van op gevoel.

Wil je die verkoopdata en de bijbehorende rekenhulp bij de hand hebben terwijl je je voorraad plant, gebruik dan de voorraadcalculator om je bestelmomenten scherper te krijgen.